Uma das atribuições que os síndicos têm é a prestação de contas do condomínio. Esse tipo de ação é muito importante para que haja transparência na administração e os condôminos saibam em que está sendo aplicado o valor das taxas que pagam mensalmente.
Geralmente as prestações de contas devem ser feitas e aprovadas anualmente, em uma das assembleias do condomínio, conforme prevê o Código Civil.
Para que você saiba mais sobre o assunto, reunimos uma série de informações relevantes sobre o assunto. Siga a leitura e saiba como elaborar uma planilha de prestação de contas, de que maneira realizar a apresentação de forma clara e sucinta e veja possíveis erros que são muito comuns e que você deve evitar.
Como elaborar uma planilha de prestação de contas do condomínio?
Quando você precisar desenvolver uma planilha de prestação de contas para apresentar aos moradores de seu condomínio, existem alguns itens que não podem ficar de fora, para que a comunicação realmente seja efetivada e compreendida.
Em parceria com a administradora de condomínios do edifício, você deve elaborar um demonstrativo com todas as despesas que ocorreram durante o ano. Devem ser apresentados os gastos fixos como os pagamentos dos funcionários e as contas de água e energia elétrica e também os gastos variáveis como o investimento em novos equipamentos de segurança, reformas nas áreas públicas etc.
Na planilha também deve constar a documentação probatória de todas as despesas e receitas que foram obtidas, bem como as certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, para comprovar que nada está sendo maquiado ou fraudado nos relatórios apresentados.
Como fazer a apresentação das contas para os condôminos?
Antes de iniciar a apresentação das contas aos moradores é preciso ter consciência de que a maioria deles podem ser leigos no que se refere às atividades burocráticas de administração e, por isso, adotar um discurso claro e simples é fundamental. Portanto, nada de termos técnicos ou muito complicados.
Além disso, recomenda-se que você imprima uma cópia resumida da planilha de prestação de contas para cada um dos condôminos presentes na reunião. Desse modo, as pessoas poderão acompanhar tudo aquilo que está sendo dito e fazer anotações para fazer questionamento ao final, se for necessário.
Quais são os erros mais comuns e que devem ser evitados na prestação de contas?
Existem alguns erros cometidos pelos síndicos que são muito comuns na prestação de contas. Por isso, é preciso prestar muita atenção para não realizar nenhum deles.
Entre os principais erros destacam-se a não transparência na apresentação, com dados sendo ocultados ou não mencionados nas tabelas, a apresentação de informações que vão além do período que está sendo debatido, e não disponibilizar a todos a visualização de uma pasta com a documentação original comprobatória de receitas e despesas.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre a prestação de contas do condomínio, ficou mais fácil elaborar uma apresentação completa para apresentar na sua próxima assembleia com os condôminos, não é mesmo?
Caso você tenha alguma outra dica e queira compartilhar conosco, deixe um comentário no espaço abaixo. Assim você contribuirá com outros síndicos que também têm dúvidas sobre esse trabalho.
