Nós sabemos que o dia a dia do condomínio é bastante agitado para quem cuida da administração e nessa época do ano, as tarefas duplicam. Isso porque, agora é a hora de organizar os gastos do próximo ano e prestar contas no ano vigente.
É muito importante organizar os gastos do ano seguinte e fazer previsões de gastos, obras e demais demandas orçamentárias. Começar o ano com tudo em ordem e com perspectivas do que será feito, é o primeiro passo para uma gestão mais tranquila.
Pensando nisso, separamos algumas dicas para te ajudar a organizar os gastos do seu condomínio em 2022.
Por que é importante organizar os gastos com antecedência?
Apesar de ser extremamente importante, muitos síndicos ainda não fazem a organização de gastos para o ano seguinte e não se preocupam com a previsão orçamentária. Esta prática pode trazer muitas dores de cabeça durante o ano, afinal, esta organização oferece um caminho a ser seguido, mostra como o dinheiro será gasto e quais as despesas fixas do condomínio.
Sem este planejamento, os administradores trabalham sem orientação prévia, “no escuro” e tem de lidar com os imprevistos que irão surgir nos meses seguintes. Sem contar com todas as demandas que o trabalho em condomínio já exige. Por isso, a melhor forma de evitar surpresas desagradáveis e sobrecarga de trabalho é organizar os gastos agora.
Pense em um condomínio como uma empresa, grandes, pequenas e médias empresas precisam de organização para funcionar plenamente. Você dificilmente vai conhecer algum gestor que trabalhe bem, sem ter se programado para isso com antecedência.
Boa parte do funcionamento de uma empresa, assim como de um condomínio, depende de gestão financeira, em outras palavras, depende de organizar os gastos. Caso você ainda não tenha feito este planejamento, ainda é tempo, talvez, contar com a ajuda de uma administradora te ajude a correr atrás do prejuízo.
Como organizar os gastos para 2022?
- Comece pelo planejamento: a parte financeira é essencial para um condomínio, afinal, é preciso arrecadar taxas de condomínio, pagar despesas fixas e colaboradores, dar continuidade nas obras, investir em melhorias etc.
A melhor maneira de começar a organizar os gastos, é investindo em uma planilha, detalhando as principais despesas mensais do condomínio. Inclua também os valores, datas de vencimento, dia de recebimento das taxas, salário dos colaboradores. Além disso, não se esqueças de obras em andamento e demais despesas variáveis.
- Controle as finanças: ao criar a planilha descrita acima, não se esqueça de colocar absolutamente todas as despesas, mesmo aquelas consideradas menos importante ou mais baratas. Tudo deve ser apresentado aos moradores e incluído como despesa do condomínio.
Não deixe de registrar tudo o que entra e saí, em quais datas, quais contas estão em atraso, despesas para cada mês do ano etc. Em caso de novos síndicos, é importante conferir as planilhas feitas pelo administrador antigo, assim, é possível ter uma boa noção do que fazer.
- Divida as despesas em grupos: uma das melhores maneiras de organizar as contas do condomínio é dividi-las em grupos. Desta forma, é possível saber a previsão de gastos de cada mês com as mais diversas despesas. Mesmo que os valores de algumas contas possam variar, como contas de luz e água, faça uma média de valores.
Faça uma planilha para a folha de pagamento, por exemplo. Não se esqueça de incluir o pagamento de décimo terceiro salário, férias, horas extras etc. Estas despesas costumam representar mais da metade dos gastos mensais, claro que, isso pode variar de acordo com a infraestrutura do condomínio.
Em outra divisão da planilha, coloque as despesas com manutenções, isso incluí: elevadores, interfones, portões, bombas, bebedouros, parte elétrica e hidráulica. Resumindo, tudo o que pode dar problemas, deve ser incluído na planilha de manutenção na hora de organizar os gastos do próximo ano.
As despesas administrativas são fundamentais e também devem ser contabilizadas. O salário do síndico ou os gastos com a administradora do condomínio, os materiais usados para manter o local nas melhores condições, como sacos de lixo, copos descartáveis, papéis, produtos de limpeza e uniformes, também devem ser contabilizados.
E por fim, não se esqueça dos gastos com cartório, empresas terceirizadas, estacionamento, correios e, é claro, o seguro do condomínio.
- Leve a inadimplência em consideração: infelizmente, alguns moradores podem não conseguir arcar com seus compromissos ao longo dos próximos 12 meses. Sendo assim, para evitar surpresas e orçamentos no vermelho, leve este fato em consideração.
É preciso que a administradora ou o síndico, busque meios de evitar a falta de pagamento, tendo em vista os prejuízos aos cofres do condomínio. Mas, como não há como prever tudo, é bom deixar alguns valores de sobreaviso.
Como podemos perceber, planejar e organizar os gastos de um ano de condomínio, é uma tarefa bastante complicada e leva tempo. É essencial que este trabalho seja feito de forma cautelosa e tranquila para evitar erros nas projeções. Afinal, estes dados devem ser apresentados na assembleia de final de ano.
Com estes dados organizados, o síndico deve apresentar as projeções futuras para os condôminos e buscar se manter dentro delas, para que ao fim do próximo ano, as contas sejam prestadas.
Para te ajudar com todo este trabalho, contar com os profissionais de uma administradora, pode ser fundamental. Caso precise de ajuda e orientação no seu condomínio, conte com a Carvalho Administradora.
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