Cuidar de um prédio exige grande responsabilidade e dedicação, e o novo síndico em condomínio tem muito trabalho pela frente. Ele é a pessoa que vai manter a ordem, fazer os pagamentos de salários e encargos, cuidar da manutenção das áreas em comum, receber dos condôminos, cuidar da inadimplência e ainda fazer a mediação de atritos entre vizinhos.

Se você assumiu o comando de seu prédio, este artigo será muito útil. Reunimos informações para que você se saia bem atuando como o novo gestor. Continue lendo e conheça os seis erros mais comuns do novo síndico em condomínio.

Dificuldades enfrentadas pelo novo síndico em condomínio

Os principais problemas encontrados durante a troca de síndico são causados por falhas na comunicação e deficiência de informação. O novo representante do condomínio pode enfrentar dificuldades relacionadas a serviços essenciais para o prédio se não conhecer as dificuldades anteriores à sua gestão. A falta de histórico pode afetar relações com fornecedores, funcionários e também com os condôminos.

Veja a seguir os sete erros mais comuns que o novo síndico em condomínio pode cometer.

1.Cobrança de inadimplentes

O condômino que estiver inadimplente jamais deve ser exposto aos demais. Essa questão deve ser resolvida individualmente, não podendo ser levada para a reunião de condomínio. O devedor não pode ser levado ao constrangimento — esse ato é passível de processos, inclusive. Não se deve revelar o nome de devedores em nenhum meio físico ou digital de acesso aos demais moradores.

É função do síndico dialogar e propor negociação com os moradores inadimplentes, buscando estabelecer maneiras para que a dívida seja quitada. O gestor deve conversar pessoalmente, procurando entender o lado do morador que está em dívida, e também reforçando a necessidade de um acordo, sem que sejam necessárias medidas jurídicas.

Ele não pode oferecer descontos no valor da dívida, uma vez que o dinheiro pertence ao coletivo. No entanto, ações como o parcelamento podem ser úteis para solucionar a questão.

2.Obras por conta própria

A realização de obras, sejam de melhoria ou manutenção, precisa ter aprovação feita em assembleia. Quando elas são executadas sem aprovação da maioria participante de uma reunião, o síndico pode ter sérios problemas. Pode ser exigido que ele desfaça a benfeitoria ou tenha que ressarcir o condomínio com dinheiro do próprio bolso.

Passe para a aprovação da assembleia a necessidade da obra, por menor que possa parecer. Assim, o síndico divide a responsabilidade de suas decisões com os demais condôminos. No caso de intervenções de caráter emergencial, a regra pode ser flexibilizada.

Mesmo assim, é preciso expor aos condôminos a necessidade da urgência. Na próxima assembleia, o gestor deve levar provas e argumentos da precisão de uso do dinheiro sem a aprovação do coletivo.

3.Falha de comunicação com os moradores

Espera-se de um síndico que ele seja gentil, saiba ouvir e esteja aberto a críticas. Os moradores também esperam que o gestor os comunique sobre qualquer alteração e a respeito dos balanços de gastos. O novo responsável pode usar ferramentas tecnológicas para melhorar a comunicação e também pode implantar jornais internos, comunicados em elevadores e áreas comuns.

Quanto mais transparente for a gestão, mais segurança o síndico inspirará. Ao mesmo tempo, ele precisa estabelecer um limite para que não tenha sua privacidade invadida. Aplicativos de telefone para comunicação podem se tornar incômodos para vizinhos que não têm limites.

Uma saída seria disponibilizar um número de celular com Whatsapp somente para assuntos relacionados com o condomínio. Outra maneira seria centralizar a comunicação em um e-mail, o que facilita o trabalho do síndico para responder e priorizar os debates.

Uma maneia de manter o contato com os moradores é estabelecer plantões ocasionais nas áreas comuns. Isso ajuda os moradores a terem suas dúvidas sanadas e permite que reclamações feitas.

4.Descuidar da manutenção

É função do síndico manter equipamentos e máquinas funcionando com segurança. A falta de manutenção pode causar acidentes com ferimentos graves e até mesmo mortes, isso sem falar nos danos enormes ao condomínio e ao próprio gestor.

O gestor precisa cuidar para que as estruturas elétricas e hidráulicas estejam em pleno funcionamento. Deve se certificar de que as áreas de piscina e playground estão seguras. Elevadores, portões eletrônicos e circuitos de segurança também precisam de manutenção preventiva.

No caso de um acidente com funcionários, moradores ou visitantes, a negligencia do síndico pode custar caro. A seguradora pode se negar a cobrir o acidente se for comprovada a falta de manutenção, gerando uma despesa enorme.

5.Assembleias irregulares

Quando a assembleia não é convocada nos moldes da convenção de condomínio, qualquer decisão ali tomada corre o risco de ser anulada. Um condômino insatisfeito pode pedir a impugnação da reunião e as medidas ali votadas perdem a validade legal.

Para evitar problemas, convoque a assembleia respeitando os trâmites e seguindo todos os procedimentos exigidos. É importante ressaltar que Inadimplentes perdem o direito ao voto enquanto estão em dívida com o condomínio. Não se esqueça, também, que tudo o que acontecer lá deve ser documentado em ata.

6.Má gestão financeira

O controle de gastos deve ser uma preocupação do novo síndico em condomínios, pois é ele que tem que zelar pelo bem comum e ser transparente com as despesas do prédio. Como o recurso financeiro pertence a muitas pessoas, é dever desse profissional cuidar para que o dinheiro seja bem empregado.

O gestor deve prestar contas mensalmente e se disponibilizar para eventuais esclarecimentos — as informações precisam estar acessíveis a todos. Na hora de contratar um serviço, o síndico deve comprovar por meio de outros orçamentos quer fez a melhor escolha levando em conta custo-benefício. O condomínio tem que manter suas contas em dias, sem atrasos para evitar multas e suspensão dos serviços.

7. Não ter conhecimento dos papéis do condomínio

O novo síndico em condomínio é responsável por toda a documentação e representa o prédio em juízo. Desde 2003, com o novo Código Civil, é ele quem responde por questões criminais, tributárias e trabalhistas. Por isso, no momento da transição ele deve solicitar ao gestor anterior os seguintes documentos:

  • cartão do CNPJ;
  • comprovantes de pagamentos de contas de água, luz, gás e IPTU;
  • guias de recolhimento de encargos sociais e benefícios trabalhistas;
  • circulares entregues aos condôminos;
  • cadastro atualizado dos condôminos;
  • convenção Condominial e Especificação;
  • livro de atas;
  • livro de ocorrências
  • registro de empregados;
  • balancetes;
  • documentos da conta bancária do condomínio.

O novo síndico em condomínio precisa ser organizado e saber administrar os recursos, de acordo com as demandas. Ele vai lidar com dinheiro de muitas pessoas e interesses que nem sempre pensam de maneira semelhante. Por isso, será preciso ser mediador e conciliador em diversos momentos.

Quanto mais presente for e mais transparência tiver em sua administração, menores serão as chances de se ter problemas. Agora que você já sabe quais sãos os principais problemas que o novo síndico em condomínio pode enfrentar, assine a nossa newsletter e continue recebendo conteúdos que ajudarão na sua gestão.