Não é novidade que ser síndico envolve uma série de desafios, por exemplo, cobrar vizinhos inadimplentes, organizar as contas do condomínio e desenvolver obras de urgência.
Além disso, o responsável pelo cargo precisa de um momento com os moradores para solucionar possíveis dúvidas, tomar decisões, entre outros objetivos. Para isso, ele convoca uma assembleia no condomínio que, muita das vezes, não sai conforme o planejado.
Longas horas de reunião, brigas, gritaria e pouca – ou nenhuma – decisão tomada são situações frequentes em reuniões condominiais.
Para evitar esse cenário, o síndico deve utilizar técnicas para conduzir a assembleia da melhor maneira possível. Por isso, nós da Carvalho Administradora, preparamos este conteúdo sobre como fazer uma assembleia em seu condomínio sem dor de cabeça.
Confira!
1. Preparação
Antes de tudo, é preciso se preparar para a assembleia em seu condomínio. Veja como fazer:
Defina a pauta da assembleia
Nada de reunião desorganizada ou improviso, a pauta da assembleia deve ser clara e pertinente.
Para isso, defina um roteiro sobre tudo que será abordado na reunião e o horário em que a assembleia vai começar e terminar.
Ah! E não se esqueça de deixar um momento reservado para que os moradores possam tirar dúvidas ou realizar votações. Além disso, vale a pena determinar um período máximo para discussão de cada pauta da assembleia, por exemplo, 30 minutos para prestação de contas.
Isso é importante porque um dos grandes desafios de uma assembleia é o cumprimento do horário combinado.
Convoque os moradores
Os processos burocráticos que envolvem a assembleia começam antes mesmo da reunião. Isso porque a convocação dos moradores deve ocorrer de acordo com a convenção do condomínio, do contrário, as decisões tomadas na assembleia podem ser invalidadas.
Por isso, você deve criar um edital para convocar todos os moradores e deixar o documento em um local visível para que todos fiquem cientes. Além disso, é importante instigar a participação explicando sobre a responsabilidade de todos no sucesso do condomínio.
Vale lembrar que o ideal para desenvolver um edital de convocação dentro da legislação é contar com uma assessoria jurídica, normalmente, disponível na sua administradora de condomínio.
Envie todas as informações necessárias
Uma boa dica para evitar confusão na hora da reunião é enviar, antecipadamente, todos os dados e informações que farão parte da assembleia.
Por exemplo, se o objetivo de reunir os moradores é realizar a aprovação de contas, então envie antes a planilha com todos os gastos. Assim, o morador tem tempo de refletir sobre aqueles valores e não encontra surpresas durante a reunião.
Ele também pode formular perguntas e solucioná-las durante a assembleia.
Na hora de enviar as informações para os moradores você pode criar uma lista de e-mail e enviar tudo para todos em uma única vez.
Organize o ambiente
Um ambiente bem organizado também faz toda a diferença durante a assembleia. Por isso, antes de começar separe tudo que você vai precisar para a reunião, como orçamentos, extrato bancário, computador e até mesmo um projetor.
Alguns síndicos gostam de colocar música ambiente e oferecer café e biscoitos para os moradores. O principal objetivo é garantir um ambiente tranquilo e agradável.
No espaço, organize as cadeiras em círculo para facilitar o contato entre os participantes.
2. Condução da assembleia do condomínio
A assembleia deve começar no horário proposto e finalizar dentro do prazo combinado. Além disso, é fundamental que o principal objetivo da reunião seja cumprido, por exemplo, eleger um síndico ou aprovar/reprovar o orçamento de uma nova obra.
Mas, como fazer tudo isso? Acompanhe a seguir o passo a passo para conduzir uma assembleia.
Defina o presidente da mesa
O presidente de mesa é considerado peça-chave durante as assembleias. Isso porque ele fica responsável por auxiliar na manutenção da ordem durante a reunião.
Por isso, é recomendado que o presidente de mesa seja um morador imparcial, tenha o respeito de todos ali presentes e saiba se posicionar no momento adequado.
Conduza a reunião de acordo com a pauta
O próximo passo é seguir o seu roteiro. Atente-se para o tempo estabelecido para a discussão de cada assunto. No entanto, é fundamental solucionar todas as dúvidas dos participantes, de modo que nenhuma pergunta seja ignorada.
Saiba como lidar com questionamentos
É normal que alguns moradores tenham mais dúvidas do que outros, no entanto, é preciso ficar atento ao excesso de objeções. Isso porque alguns participantes são mais insistentes em determinados temas, o que pode comprometer o cronograma da reunião.
Por exemplo, quando um morador insiste em debater um orçamento já aprovado ou em trazer à tona um assunto que não é coletivo. Nesse caso, o síndico deve tomar cuidado para não perder o foco da reunião e pode oferecer um tempo com o morador em outro momento.
3. Fim de reunião
Depois que toda a pauta foi discutida e as decisões necessárias foram tomadas, é hora de encerrar a assembleia. A partir disso, você pode aproveitar esse momento para conversar com vizinhos, tirar alguma dúvida pendente ou organizar o ambiente.
O presidente da mesa fica responsável pelo desenvolvimento da ata que tem prazo máximo para ser entregue aos outros moradores.
Quais os principais erros em uma assembleia de condomínio?
Como vimos até aqui, conduzir uma assembleia condominial não é fácil. Conheça a seguir os dois principais erros cometidos por síndicos.
Perda do foco
Um dos grandes desafios é não perder o foco durante a reunião, principalmente, diante de pautas polêmicas. Muitos síndicos, no entanto, abordam os assuntos mais complexos no início da reunião e deixam as decisões para o final.
E o resultado disso?! Normalmente, muita confusão entre os moradores e pouca decisão tomada. Portanto, o ideal é priorizar os assuntos que requerem decisões dos moradores e deixar para o final os temas mais polêmicos.
Resolver assunto privado durante a assembleia
O segundo problema recorrente é o surgimento de assuntos particulares durante a reunião, por exemplo, “vazamento do vizinho no meu apartamento”.
Nessas situações, o presidente de mesa pode se posicionar e explicar que o tema não deve ser discutido naquele momento, mas que ao fim da reunião, o assunto será desenvolvido em particular.
Se necessário, o síndico pode propor uma votação com os outros moradores para definir se aquele assunto deve ou não ser discutido naquele momento. No entanto, é preciso tomar cuidado para não constranger o morador e sempre prezar pela máxima educação.
Que tal contar com o suporte de uma administradora de condomínio?
Uma administradora de condomínio pode fazer – e muita – diferença em todos os processos condominiais, inclusive, em assembleias. Durante essas reuniões, empresa presta suporte jurídico, auxilia na recepção dos moradores durante a reunião e presta suporte no desenvolvimento da ata.
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