Todo mundo conhece alguma história de um condomínio que teve problemas financeiros — muitas vezes graves — devido à má gestão de um síndico. Afinal, além de administrar o orçamento da família, quem foi escolhido para essa função não pode perder o foco das demandas que surgem na gestão de um edifício.
Dentre alguns desses problemas, podemos destacar, por exemplo, uma obra que demorou mais do que o esperado e ficou mais cara que o previsto, a inadimplência dos moradores ou mesmo os gastos não planejados adequadamente.
Neste artigo, vamos dar dicas de como fazer o planejamento financeiro do condomínio corretamente, a fim de que a relação entre os condôminos seja harmoniosa e os problemas comuns resolvidos da melhor forma possível. Acompanhe!
Por que montar uma planilha financeira online
A melhor maneira de controlar receitas e despesas do seu condomínio é utilizando uma planilha financeira online. Existem diversos aplicativos que oferecem essa ferramenta de forma gratuita, como o Minhas Economias, o Guia Bolso ou o Money Care.
Além de permitir que você lance as receitas (fruto do pagamento do condomínio ou fundo de obras, por exemplo), esses apps também permitem discriminar despesas (salário dos funcionários, material de limpeza, material de obra, conta de luz, gás, etc.). A partir dessas informações, os softwares calculam o saldo financeiro e geram relatórios precisos. Isso faz com que o síndico saiba exatamente para onde está indo o dinheiro do condomínio e se é preciso fazer adaptações.
Além disso, é possível salvar gastos futuros com atividades periódicas, como dedetização, manutenção de elevadores, troca de extintores de incêndio, dentre outras. Isso facilita a programação dos gastos para os meses seguintes.
Transparência nas contas do prédio
Um dos principais problemas na relação entre síndico e condôminos está relacionado à falta de transparência. Decisões tomadas unilateralmente ou em desacordo ao que foi decidido pela Assembleia de condôminos podem significar grandes problemas.
Um bom gestor deve facilitar o acesso do morador às informações a que ele tem direito, como as despesas e receitas do condomínio e de que forma o montante está sendo gasto. Sob esse aspecto, as planilhas podem funcionar bem, já que permitem o acesso remoto e compartilhamento de informações via e-mail. Outra dica é disponibilizar as atas de reunião e o andamento do que foi decidido em cada caso.
3 dicas para melhorar o planejamento financeiro do condomínio
1. Estime a taxa de inadimplência
Por mais que algumas ações, como a contratação de uma administradora especializada, possam reduzir os efeitos da falta de pagamento da taxa condominial, infelizmente, essa ainda é uma realidade presente na maior parte dos condomínios.
No entanto, para evitar um rombo nas contas do condomínio, estime um percentual de inadimplência com base na média dos anos anteriores. Contar com uma receita que não entrará em caixa pode atrapalhar o planejamento financeiro do condomínio.
2. Inclua manutenções no orçamento
Outra prática equivocada é esquecer de incluir no planejamento os gastos periódicos, sejam eles anuais ou semestrais, que devem ser executados pelo condomínio. Manutenção de equipamentos como elevadores, piscinas e jardins, dedetização das áreas comuns e substituição de extintores de incêndio precisam ser incluídos nas previsões dos respectivos meses em que serão realizados.
3. Compare as despesas com os anos anteriores
Uma outra dica é manter em fácil acesso os orçamentos anteriores para que sirvam como base para o planejamento seguinte. As planilhas online são ótimas para essa finalidade, já que permitem que você visualize os gastos e receitas de anos anteriores para planejar o ano seguinte.
O planejamento financeiro do condomínio é indispensável para quem busca ser um bom síndico. Quer conhecer outras soluções inovadoras que podem trazer benefícios para o seu condomínio e, consequentemente, para os moradores? Entre em contato conosco, será um prazer ajudá-lo. Até a próxima!
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