Organize a rotina do seu condomínio de uma vez por todas

Se você é um síndico de primeira viagem, e está com algumas dificuldades de organizar a rotina do seu condomínio, então este texto é para você.09

Para ser um bom síndico, é preciso que você saiba como administrar um condomínio de maneira suficiente para se ter um bom equilíbrio entre a vida pessoal ou profissional e a vida de síndico. 

Caso você não tenha um planejamento, uma atividade simples pode acabar se tornando algo complicado e demorado.

Aqui vão algumas dicas para você conseguir reduzir o seu tempo e fazer uma boa gestão.

Crie um horário de atendimento

Se você não focar em uma hora do dia para resolver algumas necessidades do condomínio, vai acabar perdendo tempo e se atrapalhando quando realmente for fazer algo. 

Defina um momento do seu dia ou da semana para resolver as necessidades do prédio, e após definir o período, informe os condôminos que só resolverá questões sobre o condomínio neste tempo.

Deixe a documentação organizada

É preciso alguns documentos para administrar um condomínio, como: orçamento anual, gastos mensais, recibos de prestadores de serviços, folha de pagamento, etc. Deixar os documentos desorganizados significa uma total perda de tempo.

O ideal a se fazer é separar os documentos por categoria ou relevância. Pode criar uma pasta sobre os funcionários e outra para a parte financeira do prédio, uma que contém notas fiscais e várias outras pastas. 

Organizando toda a documentação em pastas, na hora que você precisar de um documento poderá achar com facilidade e evitar perda de tempo.

Oriente a autonomia dos funcionários

A melhor maneira de economizar o tempo do síndico é possuir uma equipe de funcionários que saiba o que está fazendo. Incentivar a autonomia dos funcionários é uma maneira de ter colaboradores que consigam resolver qualquer problema de maneira bem simples.

Passe todas as informações de maneira detalhada para que o funcionário possa fazer qualquer tarefa da maneira que ele achar melhor, sem ter a necessidade de pedir sua autorização, ou o seu apoio. Exceto em alguns casos únicos, informe isto ao funcionário.

Sempre que for necessário reforce algumas informações já passadas.

Faça planos

Para ser síndico você precisa resolver problemas fundamentais, em alguns casos todos de uma vez. É preciso admitir funcionários, planejar o orçamento anual, exibir documentos, sugerir a pauta de reuniões e muito mais.

E para você conseguir realizar todos esses deveres sem se perder, é recomendado fazer um planejamento, seja com uma agenda ou com um aplicativo. Criando uma data para cada afazer e anotar as que já foram cumpridas.

Realize suas prioridades primeiro

Se você começou a organizar o seu planejamento, mas não sabe por onde começar, dê preferência às prioridades que seu condomínio está mais necessitado. Classifique cada tarefa como “Urgente e Importante”, “Urgente”, “Importante”, “Não urgente” e “Não urgente e não importante”.

Assim você consegue resolver as tarefas mais necessárias em uma determinada ordem. Mude a ordem apenas quando necessário.

Limpeza

Um dos desafios que também é dever do síndico, é a limpeza do condomínio. Pois todos os moradores utilizam as áreas comuns do prédio, e assim elas precisam estar sempre limpas para o conforto de todos.

Continuar com uma rotina de limpeza não é fácil, ainda mais se o condomínio não possui um funcionário fixo para essa função. Muitos condomínios fecham parcerias com empresas terceirizadas para realizar esse serviço.

Tenha um cronograma

Determinados locais precisam de uma limpeza diária, em outros podem ter um período maior sem limpar, então crie um cronograma para que você não esqueça de limpar alguma área.

Caso tenha contratado um funcionário ou uma empresa terceirizada para realizar essa função, informe esse cronograma de limpeza para que ele fique ciente.

Limpeza diária

Existem alguns locais que precisam de uma limpeza todos os dias, pois são mais utilizados pelos condôminos. E eles são: banheiros das áreas comuns, hall de entrada, portaria, retirar o lixo, elevadores, espelhos, decorações nas áreas comuns, sauna, academia e salão de festas. Estes três últimos apenas em caso de uso diário.

Limpeza semanal

E outros locais que não precisam de uma limpeza todo dia, mas sim toda semana, como: tetos, lustres, corrimão, escadaria, rodapés, pátio, jardim, horta (caso possua), calçadas, quadras esportivas, salão de jogos, extintores, hidrantes e playground.

Limpeza quinzenal

Estes locais podem ficar um período maior sem a limpeza, eles são: vidros da portaria e de áreas comuns, enceramento de pisos internos, lixeiras externas, escadas de emergências, tapetes, garagens.

Limpeza mensal

Poucos lugares precisam de uma limpeza de mês a mês, mas vale a pena conferir: cortinas, persianas, venezianas, grades e portões podem ser lavados a cada mês.

Retirar o pó de lugares altos como tubulações e estruturas e realizar a inspeção e a limpeza de reservatórios pode ser feito uma vez por semestre.

Tenha equipamentos de segurança

A equipe que está realizando a limpeza do ambiente precisa estar segura para realizar o trabalho com segurança. Pois realizar este trabalho é estar em contato direto com substâncias tóxicas que são prejudiciais à saúde.

Portanto invista em equipamento para a segurança de quem realizará o trabalho. Equipamentos como: óculos de proteção, botas antiderrapantes, placas de identificação, máscaras e luvas.

Antes de comprar os equipamentos, confirme se o fabricante possui cadastro na Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA). Dessa forma você garante que está comprando um produto de qualidade.

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