Como priorizar a transparência na administração de condomínios

A boa prestação de contas do síndico é fundamental para mostrar transparência na administração de condomínios. Há dinheiro de várias pessoas envolvido, sendo necessário que os condôminos tenham a segurança de que os recursos estão sendo bem empregados.

O artigo 1.348 do Código Civil torna obrigatória a prestação de contas anual. Porém o bom gestor deve deixar os moradores seguros de que nada de errado está acontecendo com o caixa do condomínio. Quando as informações são de difícil acesso, a desconfiança começa a minar as relações entre moradores e síndico.

A transparência na administração garante a integridade do gestor e fortalece a tranquilidade dos condôminos com relação à gestão. Neste artigo, separamos algumas medidas que ajudarão o síndico a manter a transparência na gestão de condomínios. Continue a leitura e veja como ter mais tranquilidade na prestação de contas.

Reunião do conselho

O conselho do condomínio é, normalmente, composto por três membros — preferencialmente, proprietários de uma das unidades do prédio. Eles são responsáveis por ponderar decisões, auditar e fiscalizar as ações do síndico.

A reunião dos conselheiros para avaliar a pasta de documentos do condomínio costuma ser mensal. Elas precisam ser registradas em ata. O ideal é que o síndico também esteja presente para poder sanar qualquer dúvida.

É possível permitir que demais moradores participem. Quando se abre a reunião para os condôminos, permite-se que aqueles que estejam interessados, ou mesmo desconfiados de algo, possam acompanhar as contas do condomínio de perto.

Auditoria mensal

Realizar uma auditoria preventiva, principalmente no caso de condomínios muito grandes, evita muitos problemas. Quando há volume de porte de compras e muitos prestadores de serviço envolvidos, esse tipo de ação é bem-vinda.

Um contador contratado audita as contas mensalmente, atestando se a prestação está dentro do esperado e assinando o parecer. O gestor deve disponibilizar o documento para que os moradores tenham acesso.

O auditor verificará os pagamentos de despesas do prédio, encargos e salários, contas de água e luz, serviços de manutenção. É preciso separar a conta ordinária (as despesas usuais) das despesas extraordinárias. Esses valores não podem ser misturados, uma vez que as ordinárias são pagas pelo morador e as extraordinárias pelo proprietário do imóvel.

Balancete no boleto

Muitos gestores têm adotado a prática de deixar a prestação de contas junto ao boleto do condomínio. Essa medida é realizada mensalmente, de maneira simples e clara. Há moradores que acabam não fiscalizando em outros meios e, com o boleto mensal, recebem os esclarecimentos que evitarão possíveis suposições de fraude.

Ainda que nem todos os moradores queiram fiscalizar e participar, é um direito deles serem informados. Com essa medida simples, todos podem ter ciência da saúde financeira do condomínio.

Prestação de contas online

Muitos condomínios mantêm sites para comunicação online. Por meio da tecnologia, é possível deixar disponível para usuários cadastrados extratos, comprovantes de quitação de contas de luz, água, notas fiscais de produtos ou serviços usados durante o mês.

A prestação de contas online facilita as consultas e o acesso aos extratos bancários, pagamentos realizados, recebimentos e inadimplências. Certamente, é uma ferramenta que permite bastante transparência na gestão de condomínio.

Informativos e comunicados

A tecnologia, com certeza, facilitou muitos aspectos, porém a comunicação impressa ainda tem sua importância. Manter um quadro de avisos com a prestação de contas é um bom indício da transparência de sua gestão.

Neste quadro, devem entrar outros avisos, como a comunicação de que iniciará uma obra aprovada em assembleia com o orçamento especificado, por exemplo. Isso passa segurança aos condôminos de que as ações do síndico estão sendo planejadas e respaldadas.

Cotações mínimas

É importante que o gestor sempre apresente três orçamentos antes de contratar qualquer serviço ou fazer compras. Essas cotações devem ser disponibilizadas aos condôminos que queiram verificar.

O síndico precisa manter as cotações arquivadas para que use como defesa em algum problema futuro. Ele também pode digitalizar e disponibilizar no site do edifício. Assim, fica provado que a contratação foi realizada da melhor maneira para o condomínio.

Aprovação dos condôminos

Os orçamentos devem ser aprovados em assembleia. O síndico é o representante legal, mas obras e melhorias precisam ser definidas pelo coletivo. A menos que seja uma medida emergencial, os custos precisam ser avaliados pelos condôminos.

Há situações de benfeitorias que necessitem ser feitas para evitar danos ao patrimônio ou aos moradores (como vazamento de água e gás, entupimento na rede de esgoto, portão estragado). Nesses casos, o síndico deve analisar três orçamentos (e arquivar os mesmos) e realizar o que apresenta menor custo.

Após a realização da obra, ele deve notificar os demais moradores e o conselho fiscal. Pode haver necessidade de esclarecimentos e o síndico deve se mostrar disponível para solucionar possíveis dúvidas.

Assembleias regulares

É de interesse de todos os moradores entender como está sendo feita a gestão do condomínio. Durante as assembleias, o síndico tem a oportunidade de esclarecer pontos de sua administração e abrir diálogo com os condôminos para que seja questionado.

Nas assembleias, é importante que exista uma objetividade para que não se alonguem. O tempo de todos é corrido. O síndico deve pontuar com clareza o que tem que ser abordado e mostrar de maneira mais prática possível documentos que sejam de interesse dos presentes.

Síndico disponível

Mesmo com todas as medidas citadas acima, o síndico deve se mostrar disponível para sanar dúvidas dos condôminos. É importante que o gestor esteja aberto para dialogar com os moradores sobre possíveis questionamentos.

É importante deixar claro para os moradores quais são os dias e horários de atendimento. O síndico deve ter momentos para que seja procurado pelos demais, mas não pode perder sua privacidade.

A transparência na gestão de condomínios trará tranquilidade a todos, inclusive ao síndico. Quando há confiança de que o bem coletivo está sendo cuidado com responsabilidade, a convivência melhora e as relações são preservadas.

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