Como organizar as finanças do seu condomínio

Ser síndico não é uma tarefa fácil, tem sempre que manter uma rotina de maneira organizada e todos os prazos em dia para que não aconteça nenhuma pendência no seu mandato. Mas para ter tudo em dia, vai muito além de ter os documentos em ordem. 

A função do síndico é garantir que todos os moradores estejam seguros e que saibam de suas obrigações. Ter a ajuda de outros condôminos é essencial para ter a certeza de que as decisões tomadas foram as melhores para o condomínio.

Confira agora algumas dicas que poderão te ajudar a organizar as finanças do seu condomínio.

Verifique todos os registros da antiga gestão

A primeira coisa que você precisa fazer é conferir os registros da antiga gestão, para ter em mãos todas as informações necessárias em relação aos pagamentos, valores e balancetes.

• Lembre-se de conferir se o valor depositado condiz com o balancete apresentado; 
• Se os pagamentos e os valores das contas estão certos;
• Verificar se existe alguma pendência que esteja atrasada;
• Se existe algum valor que ainda precise ser registrado.

É crucial que você confira com atenção os registros da gestão anterior para garantir que elas não venham atrapalhar o seu mandato. Tenha certeza de que nada relacionado a antiga gestão esteja pendente, assim você evita situações que possam interferir em seu mandato.

Tenha dois controles financeiros, um do condomínio e outro seu

O grande segredo de uma boa gestão financeira bem feita, é realizar tudo com nitidez. Para isto, sempre faça os registros de todas as compras, pagamentos e recebimentos.

Faça uma anotação de tudo o que entrou e saiu do caixa do condomínio e também dos moradores que estão inadimplentes.

Fazendo isso você conseguirá ter um olhar da situação atual do prédio, e se for preciso poderá apresentar relatórios com mais clareza para aos condôminos. 

Faça um bom planejamento financeiro

Possuir um bom planejamento financeiro é um dos pontos mais importantes para ter uma boa gestão das finanças do condomínio.

É natural que aconteça algumas despesas obrigatórias que são normais e acontece todos os meses, é normal também despesas variáveis como por exemplo tarifas públicas.

Vale a pena lembrar que ter um caixa extra é importante para caso aconteça algum imprevisto como manutenção de sistema de segurança, manutenção de elevadores, limpeza de reservatórios, recarga de extintores, compra de materiais de limpeza e etc.

Estar sempre preparado é fundamental para conseguir lidar com possíveis imprevistos.

Tenha um fundo reserva para o condomínio

Seria interessante possuir um fundo reserva para o condomínio, pois assim estaria preparado para lidar com as despesas inesperadas.

Guardar um valor mensal para caso aconteça alguma necessidade de emergência, assim evita-se taxas extras.

É comum que de vez em quando aconteçam algumas manutenções com um valor um pouco mais alto, como uma pintura ou uma reforma. E nesses casos, normalmente é dividido em taxas mensais para os condôminos, porém com um fundo reserva estes imprevistos podem ser pagos sem precisar distribuir uma taxa aos moradores.

Lembre-se sempre dos inadimplentes

É bem normal que em um condomínio possua moradores inadimplentes, o padrão é que este número seja baixo, mas nem sempre é assim e ele precisa ser observado no planejamento financeiro do condomínio.

Não se sabe ao certo o número de moradores que irá atrasar o pagamento, mas se você souber o histórico de pagamentos e de devedores, poderá ter uma noção de quem está com o pagamento atrasado, assim conseguindo considerar o valor referente a eles em seu controle de finanças.

Assim que os condôminos inadimplentes realizarem o pagamento, o dinheiro que veio pode ser encaminhado para o já comentado fundo de reserva, certificando que o condomínio tenha um reserva para imprevistos.

Caso aconteça de algum morador ficar com seu pagamento atrasado e sem previsão para pagar, o ideal a se fazer é tentar negociar ao invés de levar para a justiça, uma vez que levando para a justiça o processo tende a ser mais demorado. Sem sucesso na negociação, você passa a entrar com uma cobrança judicial.

Faça reuniões sempre que necessário

Uma reunião é fundamental para que os condôminos tomem uma decisão de algo que precisa da resposta de todos, ou da maioria. Mesmo você sendo o síndico é preciso que as escolhas sejam tomadas em conjunto, para beneficiar a todos.

Se for preciso, mostre alguns relatórios financeiros para ajudar os moradores a se decidir. Faça uma ATA, um documento onde deverá estar anotada todas as decisões e discussões realizadas durante a reunião.

Tenha uma boa gestão de gastos

Além de ter as finanças bem organizadas, é interessante também ter uma gestão de gastos e reavaliá-los, ver se realmente são necessários todos os gastos atuais.

Estudando os seus gastos, você consegue identificar uma opção mais barata que beneficia a todos.

Saiba usar a tecnologia

Um ponto importante para você conseguir ter uma boa gestão é utilizar a tecnologia.

Hoje em dia existem diversas opções de aplicativos que te ajudam a organizar reuniões, reservas e até a parte financeira do condomínio, onde é calculado a previsão dos valores recebidos, as pendências e todos os gastos do mês. 

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