A ata de condomínio é um documento muito importante. É nele que serão registradas todas as informações de uma assembleia de moradores, bem como decisões, resultados de votações, repasse de regras e muito mais.
Deve ser redigida com muita atenção e cuidado, pois a falta de algum dado pode ocasionar na anulação da assembleia. Imagine que situação chata convocar uma reunião de condomínio, decidir rumos e depois ter que declarar toda a assembleia nula?
Para evitar que isso aconteça, é necessário prestar atenção a alguns pontos. Dados como data, nome do condomínio e tipo de reunião são obrigatórios. Depois de redigida, a ata deve ser lida e assinada por todos os presentes e disponibilizada para consulta impressa ou online. Além disso, também precisa ser registrada no cartório de Registro de Imóveis, pois integra a convenção de condomínio.
Listamos abaixo 5 dicas para ajudar você a fazer uma ata de condomínio. Confira quais são agora mesmo!
Ter uma pessoa fixa responsável pela tarefa
Para garantir que a ata de condomínio seja feita da forma adequada, é necessário escolher uma pessoa fixa para ficar responsável por essa tarefa.
Tal pessoa precisa incluir no documento nome do condomínio, tipo de reunião (ordinária ou extraordinária), data, local e horário, lista de moradores presentes, nomes do presidente, secretário e demais funções determinadas, pauta de discussão, votação, decisões tomadas e ainda assinatura dela própria e do presidente.
Seguir um modelo pronto de ata de condomínio
Como o roteiro da ata é pré-determinado, é importante seguir um modelo pronto para evitar que alguma informação necessária seja esquecida, o que, como já explicamos acima, pode levar à nulidade da assembleia.
Preencher o máximo de informações possível antes da reunião
Dados definidos previamente podem ser preenchidos antes do início da reunião, como pauta, data, local etc. Além de otimizar o tempo, essa prática garante que o responsável pela ata não se esqueça de dados importantes, dessa forma podendo se concentrar nas deliberações que ocorrerem durante a assembleia.
Distribuir uma lista de presença durante a reunião
Outra dica importante é distribuir uma lista de presença durante a reunião. Dessa forma, não há risco de um dos presentes se ausentar antes do fim da discussão e deixar de registrar a presença.
Verificar as informações que obrigatoriamente devem constar em ata
Por fim, para assegurar que a ata cumpra seu papel legal, é preciso verificar com antecedência o que de fato deve constar no documento, evitando erros por falta de cuidado e comprometimento ou mesmo mera distração.
Após a reunião, é preciso que a pessoa responsável transcreva a ata de condomínio e leia o documento em voz alta para todos os presentes, que devem aprovar e assinar o papel. O síndico fica responsável por tirar cópias para os moradores e disponibilizá-las em locais de fácil visualização, como áreas comuns do prédio ou mesmo online.
Agora que você já sabe como e por que fazer uma ata de condomínio, que tal aprender a organizar uma assembleia condominial de forma eficiente? Explicamos tudo neste post. Confira!
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