A pandemia de Covid-19, doença causada pelo novo coronavírus, trouxe inúmeras mudanças para a rotina de brasileiros e de habitantes de todo o mundo. A forma de se relacionar e os encontros foram algumas das situações mais afetadas por esse “novo normal”.
Para conter a disseminação do vírus Sars-CoV-2, entidades de saúde, como a OMS (Organização Mundial da Saúde), recomendaram o distanciamento social. Desse modo, as pessoas tiveram de suspender compromissos presenciais e de se afastar até mesmo de atividades rotineiras, como aulas em faculdades e do trabalho.
Essas medidas fizeram com a interação entre as pessoas fosse totalmente alterada. Desde março de 2020, os encontros têm sido realizados, preferencialmente, por intermédio da internet. Crianças e adolescentes têm tido aulas on-line, bem como profissionais saíram do escritório e se encontram somente por chamadas de vídeo.
Com as assembleias de condomínio não foi diferente: para conter a disseminação do vírus entre os moradores, a melhor decisão foi transferir a reunião para o modelo virtual.
O que é uma assembleia de condomínio?
As assembleias de condomínio são consideradas um dos principais momentos da vida em conjunto dos condôminos. Isso porque essas reuniões são momentos dedicados à discussão de pautas importantes, que dizem respeito a todos.
Além disso, é na assembleia que o síndico presta contas e mostra aos moradores seu trabalho e os resultados obtidos.
Apesar de parecer um tema simples, as assembleias de condomínios são divididas entre diferentes tipos, sendo os três principais:
- AGO (Assembleia Geral Ordinária), que deve ser realizada, obrigatoriamente, uma vez por ano, e envolve a prestação de contas dos 12 últimos meses;
- AGI (Assembleia Geral de Instalação), que é realizada para inaugurar um condomínio novo. Nesse evento, são realizadas ações importantes, como a eleição do primeiro síndico e a inscrição do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) junto à Receita Federal Brasileira;
- AGE (Assembleia Geral Extraordinária), na qual os condôminos precisam discutir assuntos gerais e, muitas vezes, aprovar gastos emergenciais – como com reparos de última hora.
Como a assembleia de condomínio era realizada antes da pandemia?
Antes da pandemia de Covid-19, as assembleias podiam ser convocadas tanto pelo síndico quanto pelos condôminos. No segundo caso, é necessário que, pelo menos, um quarto dos moradores sinta necessidade em realizar a reunião. Caso contrário, a assembleia não é realizada, a menos que o síndico veja necessidade e convoque os condôminos.
Apesar de parecer uma tarefa simples, convocar os moradores para uma assembleia de condomínio é algo burocrático e que deve ser realizado com muita atenção e com muito zelo. Isso porque, caso o síndico cometa algum erro, pode sofrer punições na impugnação da assembleia.
As regras para a convocação dos condôminos estão estabelecidas no Artigo 1.348 do Código Penal Brasileiro, que determina, entre outros pontos, que todos os moradores devem ser convidados, bem como que o síndico deve enviar um documento a todos com os assuntos que serão debatidos durante a assembleia.
Durante a realização da reunião, os condôminos precisavam assinar uma lista de presença para atestar o compromisso com o empreendimento e com as decisões que iriam ser tomadas pelo todo.
Contudo, esse cenário foi radicalmente alterado pela pandemia. Desse modo, você deve estar se perguntando: e agora? Como é possível convocar e realizar uma assembleia virtual?
E agora: como organizar uma assembleia de condomínio virtual de forma eficiente?
Apesar de todas as mudanças trazidas pela pandemia de Covid-19, a Legislação Brasileira sobre as assembleias de condomínio não sofreu alteração. Desse modo, o síndico ainda precisa se preocupar em seguir todos os pontos descritos no Código Penal.
Além de convocar todos os condôminos para a assembleia virtual, o profissional precisa elaborar um documento, que deve ser distribuído a todos por meio de correspondência ou de circular. Neste, é necessário constar todos os assuntos e todos os tópicos que serão debatidos e votados durante a reunião.
Assim como nas assembleias ocorridas antes da pandemia, apenas os temas apontados no documento podem ser abordados pelo síndico e pelos condôminos. Neste ponto, não houve mudanças significativas.
No entanto, como a reunião é virtual, o síndico precisa se preocupar com outras questões, desta vez relacionadas ao mundo digital. Um bom exemplo é a lista de presença: agora, com a pandemia, não é possível mais utilizar uma caneta e um papel para atestar a presença na reunião.
Reunião online: um novo jeito de realizar encontros
No mundo virtual, a melhor alternativa é enviar o nome em um chat ou até mesmo responder a uma chamada oral por meio do microfone.
Outro ponto extremamente importante, que jamais deve ser esquecido pelo síndico, é a gravação da assembleia.
Diversos programas de chamada de vídeo disponibilizam esse recurso, que deve ser utilizado para atestar a veracidade das informações discutidas, bem como a presença dos condôminos que enviaram seus nomes ou que responderam à chamada oral.
Se você, síndico, quer realizar uma boa assembleia de condomínio digital, veja algumas dicas simples, mas importantes:
Verifique o funcionamento do sistema
Antes da assembleia começar, é importante verificar se todo o sistema está em completo funcionamento. Desse modo, verifique se a internet está conectada, bem como se seu dispositivo (computador ou celular) tem acesso à plataforma em que a reunião será realizada.
Não se esqueça, também, de verificar se seu microfone e se sua câmera está funcionando de forma correta.
Respeite o horário marcado
A pontualidade é fundamental nas reuniões virtuais, assim como nas assembleias presenciais. Desse modo, respeite o horário marcado para a reunião e procure não se alongar, uma vez que as pessoas podem ter outros compromissos após a assembleia.
Atenção ao microfone
Quando uma pessoa estiver falando na assembleia, é recomendável que todas as outras desliguem seus microfones. Você, como síndico, pode pontuar essa recomendação no início da reunião.
Faça um resumo da assembleia
Não se esqueça de anotar os principais pontos discutidos durante a assembleia. Elabore um documento e, ao final da reunião, repasse as informações com os condôminos.
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