A assembleia de condomínio é daquelas atribuições que fazem o síndico amar ou temer a função. Isso porque, quando bem organizadas e planejadas, fluem tranquilamente, mas, caso sejam realizadas de forma despreparada, podem tornar-se palco de conflitos e discussões entre moradores.
Além disso, como, em muitas situações, exigem aprovação de contas da gestão ou definição de novas regras de conduta e permissões dentro do condomínio, podem contar com ânimos acirrados.
Para minimizar essas possíveis situações, é necessário empenho do síndico. Diante disso, listamos abaixo algumas dicas importantes e simples que vão auxiliar você a organizar uma assembleia de condomínio. Veja quais são elas agora mesmo!
Antes da assembleia de condomínio
Antes de a reunião ocorrer, é preciso tomar alguns cuidados. É necessário preparar a pauta, ou seja, definir quais assuntos serão discutidos na assembleia. Além disso, é preciso redigir a convocação e fixá-la em locais estratégicos comunicando os demais moradores sobre quando, como e por que será realizado o evento.
Os condôminos devem ter acesso à pauta previamente, para poderem refletir sobre os temas em discussão, elaborarem perguntas e trocarem insights sobre os assuntos que serão discutidos e que vão impactar a vida de todos.
Durante da assembleia
Durante a assembleia de condomínio é preciso coordenar a reunião. É necessário delimitar o tempo que será concedido à discussão de cada tópico previsto na pauta, além de delimitar quanto tempo cada morador terá para falar caso queira participar ativamente da discussão de ideias.
Outro ponto muito importante é com relação à ata. Devem ser registrados data, horário e local da realização da assembleia, bem como pessoas que estiveram presentes, duração da reunião, pontos que foram discutidos e o que foi definido durante o encontro. A ata é um documento.
Caso algum problema venha a surgir, ou uma discussão fuja dos padrões e foco, é necessário retomar a palavra. Para assegurar o direito de todos participarem e contribuírem e de fato tornar a assembleia proveitosa, a dica é promover o engajamento, abrindo espaço seguro para que todos participem, e criar um protocolo para essa participação.
Não permita que moradores falem sem pedir a palavra, e nem “atropelem vizinhos que estão expondo suas ideias. Definindo bem as regras para participação, há menos chances de conflitos.
Após a assembleia
Ao final da reunião, o síndico pode abrir um espaço para conversar individualmente com moradores que tenham ficado com dúvidas, e, sempre, reforçar a importância da participação de todos na assembleia de condomínio. A ata deve ser disponibilizada para consulta caso qualquer morador deseje conferir o que aconteceu, o que foi definido entre outras informações.
Conforme mostramos no texto, organizar uma assembleia de condomínio exige empenho e dedicação. Entretanto, não é um “bicho de sete cabeças”. Seguindo essas dicas simples e garantindo o foco e a ordem, a reunião tem tudo para acontecer de forma tranquila.
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