Você sabe como fazer uma planilha de prestação de contas de um condomínio? Essa é uma das obrigações mais importantes de um síndico e, para fazê-la com sucesso, é preciso atenção e cuidado.
De acordo com o Art. 1348, inc. VIII do Código Civil, a prestação de contas anual é obrigatória para condomínio. Ela deve ser apresentada e aprovada pelos condôminos durante uma assembleia.
Além disso, a transparência sobre como os valores pagos mensalmente por eles são usados resulta em maior satisfação e confiança na administração do local, bem como no síndico.
Pensando nisso, colocamos neste post todos os documentos e as informações que devem constar na planilha de prestação de contas para que ela atenda a lei e forneça transparência para os condôminos. Confira!
Balancete
O primeiro item de sua planilha deve ser o balancete das operações financeiras do condomínio, realizadas dentro do período avaliado. Nele, devem constar o resumo das operações de receitas e despesas, bem como o saldo atual (total em caixa). O ideal é que a apresentação seja feita mês a mês.
Receitas
Agora, é preciso apresentar um relatório completo das receitas do condomínio. Elas podem ser divididas em duas: condôminos adimplentes e inadimplentes. O primeiro são os valores pagos por cada morador ou proprietário sem atrasos, e o segundo são as pessoas pendentes. Nesse caso, é preciso apresentar os valores de multas e juros que serão recebidos, bem como as ações tomadas para reduzir esse fator.
Outra fonte de receitas são os locais alugados no condomínio, como churrasqueira e salão de festas. Tenha todos os recibos e documentos referentes a essas operações, bem como das demais receitas.
Despesas
O próximo item que deve estar presente em sua planilha é um relatório com todas as despesas do condomínio. Esse item pode ser dividido em três tipos de gastos:
- fixos: folha de pagamento, seguros, contratos fixos, administrativos e outros valores pagos mensalmente;
- variáveis: manutenções programadas e gastos que possuem variações mensais;
- extras: itens não programados ou pontuais, como obras e consertos extraordinários.
Assim como as receitas, é preciso ter todos os documentos e comprovantes dos gastos, como contratos, contas originais e extratos bancários garantindo que o valor indicado é o real.
Documentos de apoio
Como prova de que os valores apresentados estão corretos e não houve modificações e desvios na prestação de contas, é preciso apresentar uma série de documentos. Entre eles, estão:
- certidões negativas do FGTS, INSS e Receita Federal, do condomínio e de empresas terceirizadas;
- AVCB e as cópias das NRs 5, 7 e 9;
- certificados de brigada de incêndio e para-raios;
- RIA dos elevadores;
- seguro do prédio e de seus funcionários;
- atestados de dedetização e lavagem das caixas de água;
- última análise da potabilidade de água.
Todas essas informações e os documentos devem ser organizados e apresentados na planilha de prestação de contas de um condomínio. O ideal é que a pasta fique disponível para que os moradores avaliem durante a reunião ou até mesmo fora dela.
Além disso, apesar de a prestação de contas ser uma obrigação anual, é indicado que você faça a construção de sua planilha mensalmente ou, pelo menos, a cada três meses. Dessa forma, quando for o momento de apresentar aos moradores, os documentos e as informações estarão prontos.
Vale lembrar que existem empresas especializadas em administração de condomínios que podem ajudar o síndico nessa e outras obrigações, facilitando seu trabalho e garantindo mais eficiência na gestão.
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