O e-social para condomínio vem provocando grandes mudanças na forma como os síndicos lidam com suas obrigações. Em julho de 2018 entrou em vigor o novo sistema que está causando muitas dúvidas por parte de quem atua nesse ramo, já que esse Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (conhecido como e-social), visa diminuir a burocracia e padronizar processos sobre a administração contábil desse empreendimento.
Ele é uma plataforma do governo Federal para que empregadores comuniquem dados de colaboradores de modo online e em tempo real. Folhas de pagamento, FGTS, avisos prévios, contribuições previdenciárias e acidentes de trabalho são algumas das questões tratadas que são feitas por meio dessa ferramenta.
Com o e-social, o empregador não tem a obrigação de preencher diversos formulários e declarações para órgãos como a Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal e o Ministério do Trabalho. O programa envolve todas as entregas, agrupando a comunicação entre condomínio e Governo.
Dessa forma, preparamos este texto para que você saiba quais são os aspectos que envolvem o e-social aos condomínios. Confira agora!
1. Obrigações fiscais a serem recolhidas
A intenção do e-social é justamente diminuir a burocracia, agilizar e padronizar o processo de gestão da contabilidade do condomínio, como também reduzir possíveis abusos por parte dos empregadores.
Dessa forma, essa plataforma digital tem a função de entregar toda a documentação fiscal, trabalhista e previdenciária do condomínio ao Governo. São 15 obrigações a serem recolhidas por meio desse novo sistema:
- GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
- CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho;
- RAIS: Relação Anual de Informações Sociais;
- CD: Comunicação de Dispensa;
- DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
- CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para tutelar as admissões e demissões de colaboradores sob o regime da CLT;
- LRE: Livro de Registro de Empregados;
- PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- GRF: Guia de Recolhimento do FGTS;
- CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social;
- QHT: Quadro de Horário de Trabalho;
- MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais;
- DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- GPS: Guia da Previdência Social;
- folha de pagamento.
Condomínios que contam com uma empresa especializada terão muito mais facilidade para colocar em dia todas as mudanças da implantação desse sistema. A prestadora de serviços será responsável pela parte de preenchimento e envio dos dados dos colaboradores por meio da plataforma.
2. Admissão de funcionários
Anteriormente, o CAGED estava sujeito ao sétimo dia do mês depois da contratação. Nos dias de hoje, no entanto, essa admissão necessita ser repassada até o final do dia que precede o começo da atividade laboral do empregado no condomínio.
Dessa forma, o condomínio que não estiver dentro do prazo determinado poderá ter que arcar com uma multa prevista no artigo 47 da CLT, que apresenta uma variação de R$ 402,53 a R$ 937,00 por colaborador.
Como você pode perceber, o valor não é dos menores e ele pode ser ainda maior. Se ocorrer a reincidência, a multa será estipulada em dobro. Então, a primeira coisa que o gestor do condomínio precisa saber é que, em nenhum cenário, o colaborador pode começar os seus trabalhos sem que isso tenha sido detalhado no e-social.
3. Afastamento temporário
No caso de afastamentos temporários dos funcionários do condomínio, é preciso comunicar quando isso ocorrer se houver férias, auxílio-doença, licença-maternidade etc. Não havendo atualização sobre esses fatores, existe uma punição que varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.
4. Exames médicos periódicos
As novas regras do e-social também atuam em peso no que se refere aos exames médicos periódicos dos empregados. Você não pode se esquecer nunca dessa obrigatoriedade. Ou seja, quando se trata do exame médico admissional, do periódico e de possíveis demissões, nenhum deles pode ser desconsiderado.
Para quem insistir nesse erro, haverá uma multa cujo os valores giram entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33 por colaborador — é um pagamento muito alto para o condomínio e não vale a pena correr esse risco.
5. Alterações cadastrais ou contratuais
Sempre que acontecer alguma mudança no cadastro ou no contrato de um empregador, o condomínio precisa informar rapidamente essas alterações ao e-social.
Se em alguma hipótese ocorrer omissão nessa questão, a pena será a aplicação de uma multa, sendo que o custo varia entre R$ 201,27 e R$ 402,54. Assim, mais uma vez, seguir a regra é a melhor alternativa, ou seja, avise sempre qualquer alteração ao e-social para evitar problemas.
6. Acidentes de trabalho
Outra novidade introduzida pelo e-social para condomínio neste ano relaciona-se aos possíveis acidentes de trabalho. Atualmente, se houver algum acidente, mesmo que não seja considerado grave e que não obrigue o afastamento do colaborador, é essencial que o síndico emita a CAT.
A criação desse documento deve ser realizada em, no máximo, um dia útil após a data do acidente quando não houver vítimas. Se algum trabalhador chegar a falecer, a comunicação precisa ser expedida imediatamente. O custo da multa é variável, pois ela é cobrada por dia de atraso, conforme os limites mínimo e máximo do salário de contribuição.
7. Principais desafios do e-social para condomínio
Essa ferramenta online exige bastante planejamento e organização dos síndicos condominiais, visto que eles precisam reunir todas as informações com certa antecedência, uma vez que o e-social apresenta cobranças e prazos bem rígidos.
Além disso, eles precisam estar atentos ao fato de ocorrer indisponibilidade da plataforma por causa de manutenções ou problemas técnicos. Por isso é importante não deixar nada para a última hora.
Para aqueles condomínios que contam com uma empresa especializada, o seu trabalho fica bem mais fácil, pois é preciso apenas acompanhar de perto esse processo de adaptação ao e-social. Por isso, é uma boa opção trabalhar conjuntamente de quem tem competência para lidar com esse assunto.
Portanto, o e-social para condomínio é uma ferramenta muito importante e quem estiver atrasado em relação aos processos de adequação a ela, precisa se informar e buscar auxílio para evitar possíveis penalidades e transtornos futuros. Só assim você será capaz de lidar corretamente com as inovações e estar em conformidade com a lei.
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