Como síndico, certamente já percebeu que realizar a gestão de documentos do condomínio não é uma tarefa simples. Todos os meses circulam papéis, como cartas, recibos e boletos que devem ser arquivados e organizados de forma otimizada.

E para que você mantenha o controle sobre tamanha papelada, é imprescindível contar com algumas técnicas de organização ou contratar uma administradora de condomínios especializada no assunto. O importante é manter toda a documentação segura e evitar falhas que prejudiquem os funcionários e moradores.

Ficou curioso? Continue a leitura e descubra como melhorar a organização dos documentos do condomínio!

Quais são os documentos de um condomínio?

Administrar um condomínio é um compromisso que exige dedicação e muita responsabilidade por parte do síndico. Além de lidar com as questões mais cotidianas, ele deve cuidar também da sistematização dos documentos — que podem ser solicitados com frequência pelos condôminos.

Uma forma simples é criar um arquivo e organizá-los em um local apropriado e de fácil acesso, de preferência no próprio condomínio. Escolha um ambiente arejado e seco, evitando assim qualquer dano ou perda, e ao menos um funcionário treinado para exercer a função.

A seguir, confira quais são os documentos mais importantes do condomínio:

  • documentação pessoal dos condôminos e funcionários;
  • comprovantes de pagamento das contas de luz, água, tributos e taxas, serviços de manutenção, etc.;
  • regulamento interno;
  • atas de assembleia;
  • planta do condomínio;
  • orçamentos de serviços;
  • contratos de obras.

Muitos desses documentos possuem prazo de guarda vigente por alguns anos ou, até mesmo, permanente. Portanto, realize uma inspeção apurada e descarte toda a papelada que já perdeu validade jurídica. Nesse caso, economiza-se espaço no arquivo e mais tempo para a organização dos demais processos.

Como organizar os documentos do condomínio?

A gestão de documentos deve ser realizada com bastante cautela e, de preferência, de forma sigilosa. Entretanto, mesmo definindo regras, os moradores e funcionários têm direito a acessar comprovantes, declarações e prestação de contas.

Caso algum morador solicite a cópia ou empréstimo de qualquer documento, é possível marcar um dia e horário determinados para isso. Portanto, organize o acesso à documentação o quanto antes e crie protocolos para facilitar as solicitações no seu condomínio.

E para que você não se perca diante de tantos papéis, descubra a seguir algumas técnicas eficazes para organizar os documentos:

Separe por categorias

Boletos, cartas, recibos de pagamento e solicitações diversas podem ser exigidas por um condômino. Portanto, ao criar os arquivos, separe-os por categorias para que você não perca muito tempo procurando o que deseja.

É possível determinar alguns marcadores para documentos sigilosos e de maior importância, tornando o seu acesso completamente restrito. Lembre-se também que o ideal é atender aos pedidos em no máximo dois dias, dependendo da urgência e dos motivos da consulta — que devem estar especificados.

Realize a digitalização

A digitalização de documentos é uma prática comum a muitas empresas e, no caso dos condomínios, é a garantia da segurança de todo e qualquer arquivo relacionado à gestão.

A técnica permite que os documentos sejam salvos em formato digital, evitando danos e perdas. Além disso, automaticamente cria-se um backup de toda a documentação.

Tenha em mente que é importante manter certos documentos também em formato físico, a fim de verificar sua validade jurídica em ambientes virtuais.

Guarde os documentos em uma sala com acesso restrito

Separe um espaço no condomínio, ou junto a uma administradora, para guardar os documentos em um espaço restrito. O ideal, como já dito, é treinar um funcionário que possa atender aos requisitos exigidos para a função.

Além disso, o ambiente deve ser seco e arejado, evitando a proliferação de fungos e bactérias nocivas que causem desgaste aos papéis. Para o agendamento de consultas, determine atendimentos com horários específicos — a fim de manter o controle sobre as solicitações de moradores e funcionários.

Certifique-se digitalmente

Um detalhe que muitos síndicos deixam passar é a certificação digital dos documentos. Ela pode ser feita por meio de Autoridades Certificadoras que garantem melhorias na transmissão de dados.

Apenas o síndico pode solicitar a identidade virtual e, na maioria dos casos, ela dispensa a presença física para a comprovação da autenticidade de assinaturas ou emissão de documentos, por exemplo.

Além disso, a certificação é utilizada como uma ferramenta eficaz para a gestão dos funcionários e demais prestadores de serviços do condomínio. Por isso, caso queira se manter em dia com a legislação trabalhista e o repasse dos direitos dos colaboradores, considere a opção!

Contrate uma administradora de condomínios

No cargo de síndico, você pode se sentir sobrecarregado por conta da exigência de responsabilidade e compromissos que competem à função.

Por isso, considere contratar uma administradora para cuidar de toda a documentação do seu condomínio. Ela oferece inúmeros benefícios para a gestão administrativa, de recursos humanos, jurídica e financeira.

O serviço oferecido preza pela excelência e transparência dos processos, além de realizar a automação e digitalização de documentos, como atas, cartas, folhas de pagamento, entre outros.

Confira a seguir algumas atribuições de uma administradora de condomínios:

  • gerencia todos os documentos;
  • emite cartas, convocatórias, atas, etc.;
  • controla os acessos ao condomínio;
  • realiza recrutamento, seleção e contrato de funcionários;
  • elabora folhas de pagamentos, boletos e recibos;
  • controla os pagamentos referentes às cotas condominiais;
  • é responsável pela prestação de contas;
  • atualiza constantemente a administração das questões legais;
  • emite notificações extrajudiciais e judiciais.

Lembre-se que ela será responsável por auxiliar o síndico em todas as questões referentes à administração do condomínio. Para escolher a melhor opção, atente ao preço cobrado e pesquise a reputação da empresa, assim você garante a confiabilidade do serviço.

Organizar os documentos do condomínio traz enormes benefícios para um síndico. Além de ganhar reputação pelo seu bom desempenho, ele garante o sigilo e a segurança de todos os papéis que precisam ser conservados — em estado físico ou digital. Certamente, muita dor de cabeça será evitada e você terá a certeza de ter feito um trabalho bem-feito!

Gostou do conteúdo? Entre em contato com a gente e conheça todos os serviços que oferecemos para aprimorar ainda mais a sua gestão de condomínio!