O controle de gastos é muito importante na gestão de um condomínio. Uma boa organização permite que você não desperdice recursos e conheça melhor a realidade financeira do espaço, entre outras questões.
Uma das maneiras de se alcançar uma boa gestão dos gastos é controlando a folha de pagamento de condomínio. Ela deve conter todos os valores despendidos com colaboradores, de forma a organizar os pagamentos entre os que já foram efetuados, aqueles que ainda restam e a totalidade de agentes beneficiados.
Neste artigo, vamos dar algumas dicas para que você organize a folha de pagamento do seu condomínio e, por fim, falaremos sobre as principais vantagens da contratação de uma empresa com experiência no assunto. Confira!
Dicas para organizar melhor a folha de pagamento de condomínio
Inserimos, abaixo, 6 dicas que você deve seguir para organizar a folha de pagamento de seu condomínio. É importante ressaltar que, para que a empreitada tenha sucesso, todas as medidas devem ser adotadas de forma conjunta. Caso contrário, os resultados podem não sair como o esperado.
Planeje e organize as contas
O primeiro passo para melhorar a compreensão e a dinâmica da folha de pagamento envolve a organização e a atualização. Se possível, mantenha um acervo, guardando todos os recibos e comprovantes dos gastos de meses anteriores, de forma a facilitar a contabilidade dos períodos posteriores e facilitar sua vida durante possíveis auditorias futuras.
Com as contas e as folhas de pagamento organizadas, a administração do condomínio consegue fazer um planejamento adequado para gastos futuros. Verifique em quais pontos se está gastando demais e os casos em que os resultados não estão sendo tão bons.
Analise também as áreas em que os custos são baixos, mas é necessário ampliar o investimento, e os locais onde está tudo certo. Aliando essas duas ferramentas da administração, a gestão do seu condomínio ganha com a otimização da aplicação de recursos e a eficiência.
Controle e delimite as horas extras
É importante quantificar, controlar e delimitar as horas extras na folha de pagamento. Essa recomendação é motivada por vários pontos: o primeiro é que você deve se planejar e organizar quanto aos gastos com os funcionários. O outro é sua segurança (e a do condomínio) em eventuais processos trabalhistas.
Tudo deve ser muito bem documentado e arquivado. A análise desses dados ajuda no planejamento das despesas também, já que você pode avaliar se as horas extras estão sendo realmente necessárias etc.
Invista em tecnologia para economizar e otimizar a aplicação de recursos
A tecnologia existe para auxiliar as pessoas em suas tarefas cotidianas. Sendo assim, você pode (e deve) utilizar ferramentas tecnológicas, como os softwares, para controlar a folha de pagamento do seu condomínio.
As tecnologias aumentam a capacidade de organização da folha de pagamento, pois contam com várias ferramentas que dinamizam a contabilidade e o armazenamento de dados. Com isso, a administração é capaz de prever e planejar melhor os gastos e pagamentos.
Aposte no conhecimento técnico de softwares
Entretanto, de nada adianta apostar na tecnologia se seus profissionais e você mesmo não estiverem capacitados para manuseá-la Dessa forma, é necessário que seja feito um investimento para elevar o nível de conhecimento técnico dos funcionários administrativos do condomínio em relação aos softwares adotados para a gestão, a organização e o planejamento da folha de pagamento.
Com isso, os trabalhadores se sentem valorizados por serem colocados no centro do processo. Para que essa etapa seja executada da maneira correta, recomenda-se a oferta de minicursos, pequenas consultorias com profissionais especializados nos softwares e o uso de metodologias de gestão de folha de pagamento de condomínio.
Insira os descontos na folha de pagamento e explique-os
Além dos gastos adicionais, como as horas extras, você deve inserir na folha de pagamento os descontos, explicando-os e discriminando-os. Eles são devidos a itens como:
- atrasos e faltas;
- benefícios, como vale-transporte e vale-refeição;
- imposto de renda;
- contribuição sindical;
- cota da previdência.
Esse cuidado auxilia no controle dos gastos e no planejamento das folhas de pagamento dos meses seguintes. Além disso, a administração passa a não se esquecer de fazer os descontos necessários.
Certifique-se de incluir todas as informações sobre os pagamentos
É importante inserir na folha de pagamento, além dos números e dos valores dos salários, os motivos pelos quais eles estão sendo feitos. Isso ajuda você a quantificar e ter uma ideia do total de custos e de em que (e por que) está gastando aquilo.
Tal medida é importante para auxiliar no controle e no planejamento dos gastos e em eventuais auditorias futuras. Esses detalhes mostrarão que você tem total conhecimento da aplicação dos recursos e servem como garantias para sua integridade.
Vantagens de contratar uma empresa especializada em administração de condomínios
Em diversas áreas, é necessário recorrer a profissionais especializados e com experiência no assunto para otimizar nosso tempo e dinheiro. A administração de condomínios é um desses exemplos, especialmente quando se trata dos grandes.
Quanto maior é o condomínio, mais a folha de pagamento se estende e maior é o trabalho para geri-la. Como a má aplicação dos recursos pela administração pode gerar problemas em auditorias futuras, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada para fazer o serviço.
Lembre-se de que essa é uma tarefa bastante complexa e, muitas vezes, fica difícil conseguir se dividir entre o trabalho, a vida pessoal e a gestão do condomínio. Diante disso, o síndico se sente pressionado e atolado em obrigações.
Sendo assim, uma excelente solução é a consultoria ou contratação de uma empresa especializada para fazer a gestão da folha de pagamento do seu condomínio. Dessa forma, é possível reduzir o estresse e evitar o desperdício de recursos!
Como vimos, uma boa organização da folha de pagamento de condomínio é essencial para manter sua saúde financeira. Por se tratar de uma função muito importante — inclusive para evitar auditorias futuras —, vale a pena buscar por consultorias de empresas especializadas no assunto.
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